Privatlivspolitik – Gældende for medlemmer af LTG
LTG’s dataansvar
Da vi i LTG behandler personoplysninger om dig, har vi vedtaget nærværende privatlivspolitik.
I det følgende redegøres for, hvordan og i hvilket omfang, vi behandler personoplysninger om dig.
Gennemgående kan det oplyses om vores databehandling, at vi kun behandler personoplysninger til bestemte formål og ud fra berettigede og legitime interesser. Vi behandler kun personoplysninger, der er relevante og nødvendige til opfyldelse af de angivne formål. Vi sletter dine oplysninger, når de ikke længere er nødvendige.
LTG er dataansvarlig, og vi sikrer, at dine personoplysninger behandles i overensstemmelse med gældende lovgivning.
Kontaktoplysninger er:
Kontaktperson: Ida Mow
Adresse: Lundtoftevej 53,2800 Lyngby.
Hjemmeside: http://www.ltg.minisite.dk/Alle-hold
E-mail: lyngbygymnastik@gmail.com
Telefonnr.: 24 92 30 04
CVR: 26716128
Behandling af personoplysninger for vores medlemmer
Det kan oplyses, at vi i LTG behandler følgende personoplysninger:
Medlemsoplysninger:
- Almindelige personoplysninger:
- Kontaktoplysninger såsom: telefonnummer, fødselsdato, køn, forælder, navn, indmeldelsesdato, e-mail-adresse, billeder fra rejser/stævner/opvisninger o.l.
2. Personoplysninger, som er tillagt en højere grad af beskyttelse:
- I tilfælde af udmelding/afmelding af et hold, kan i visse tilfælde (jf. handelsbetingelserne) være tale om tilbagebetaling af delvist kontingent. I et sådan tilfælde, vil vi skulle modtage reg. og konto nr. via foreningens e-mailadresse.
- Ved eksempelvis rejser mv. behandler vi cpr. nr. og helbredsskema for den rejsende gymnast.
- Ved ansøgning om frikontingent, behandles informationer om eks. civilstatus og økonomiske oplysninger.
Formål
I LTG behandler vi kun dine personoplysninger til bestemte formål, og når vi har en lovlig grund. Lovlige grunde til behandling er særligt:
- Behandling efter lovkrav
- Foreningens berettigede legitime interesser i at behandle dine oplysninger ”interesseafvejningsreglen”
- Behandling med samtykke.
Formål med behandling af medlemsoplysninger:
- Medlemshåndtering, herunder kontingentopkrævning
- Som led i foreningens sportslige-aktiviteter og andre aktiviteter, herunder planlægning, gennemførelse og opfølgning
- Opfyldelse af lovkrav, herunder folkeoplysningsloven
- Levering af varer og ydelser du har bestilt
- Administration af din relation til os.
I LTG behandler vi kun personoplysninger ud fra legitime interesser
I det omfang vi behandler dine medlemsoplysninger på baggrund af ”interesseafvejningsreglen”, vil denne behandling udelukkende være som følge af berettigede og legitime interesser såsom:
- Afholdelse af sociale arrangementer, rejser, opvisninger, events o.l.
- Håndtering af dine medlemsrettigheder i henhold til vedtægterne m.v., herunder i forhold til generalforsamling
- Opfyldelse af medlemspligter, herunder opkrævning og betaling af kontingent m.v.
- Brug af situationsbilleder taget i foreningen, der afbilder en konkret aktivitet eller situation i foreningen
- Videregivelse af dine almindelige personoplysninger til specialforbund i DIF, til DGI og til DGI’s landsdelskontorer, i relevant og nødvendigt omfang i forbindelse med en gymnastikaktivitet
- Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger i en periode efter din udmeldelse.
- Af hensyn til kontaktmuligheder kan der for børn og unge under 18 år behandles oplysninger om forældrene
- Bevaring af oplysninger med historisk værdi til statistik og lignende.
Samtykke
For det meste vil vores behandling af dine personoplysninger basere sig på et andet lovligt grundlag end samtykke.
Vi indhenter derfor kun dit samtykke, når det i sjældne tilfælde er nødvendigt for at behandle dine personoplysninger til de formål, der er beskrevet ovenfor.
Hvis vi indhenter dit samtykke, er det frivilligt, om du vil give samtykke, og du kan til enhver tid trække det tilbage ved at give os besked om det.
Når vi indhenter personoplysninger om børn og unge, foretager vi en konkret vurdering af, om barnet selv er i stand til at afgive de pågældende personoplysninger. Hvis ikke, indhenter vi samtykke fra en forælder. Vores udgangspunkt er dog, at unge på 15 år, som hovedregel, vil være i stand til selv at give et samtykke. Alt efter, hvad der gives samtykke til, foretager vi dog en konkret vurdering heraf.
Indsamler vi personoplysninger på børn via informationstjenester (apps og sociale medier), kan børn fra og med de er fyldt 13 år som udgangspunkt selv give samtykke.
Videregivelse af dine personoplysninger
I forbindelse med idrætsaktivitet sker der videregivelse af oplysninger om deltagelse til relevante idrætsorganisationer.
LTG gør brug af eksterne leverandører og samarbejdspartnere til forskellige administrere opgaver af forskellig karakter. Dette indebærer i nedenstående tilfælde at de eksterne leverandører har/får adgang til nogle personoplysninger.
Conventus
- Formål: For at kunne kontakte medlemmer og disses forældre, for at kunne opkræve kontingent
eMailPlatform
- Formål: For at kunne udsende nyhedsbrev til foreningens medlemmer og trænere
I forbindelse med ansøgning om friplads videresendes dele af ansøgningen til eks. ”Broen”, for ansøgning om tilskud til kontingentet.
Vi videregiver ikke personoplysninger til firmaer til markedsføring uden dit samtykke.
Ret til sletning samt opbevaring af dine personoplysninger
I LTG opbevarer vi dine personoplysninger i en periode fra medlemskabets ophør og i overensstemmelse med følgende kriterier:
- Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger i op til 3 efter kalenderåret for din udmeldelse af foreningen.
LTG opbevarer endelig oplysninger til statistik og lignende, så længe de har historisk værdi.
Opbevaring og behandling af foto og videoer
Når du tilmelder dig et af vores hold, accepterer du samtidig, at der må tages fotos og video af dig/dit barn/dine børn for at vise LTGs aktiviteter. Dette kan være situationsbilleder/-videoer af enkeltpersoner eller grupper af gymnaster samt portrætbilleder af hold. Billeder og video opbevares i internt arkiv og kan forekomme på foreningens hjemmeside, trykte- og sociale medier som Facebook, Youtube, lokalaviser mv.
Ønsker du ikke at gymnasten figurerer på et portrætfoto af holdet, skal du fra sæsonstart gøre gymnasten opmærksom på, at han/hun ikke må stille op til fotografering af gymnastikholdet.
Dine rettigheder
Du har en række særlige rettigheder efter persondataforordningen, når vi behandler personoplysninger om dig:
- Retten til berigtigelse
- Retten til sletning
- Retten til at blive oplyst om behandlingen af data
- Retten til indsigt i egne personoplysninger
- Retten til at gøre indsigelse gældende
- Retten til begrænsning af behandling
- Retten til dataportabilitet - udlevering af data i et almindeligt anvendt format.
Du kan gøre brug af dine rettigheder, herunder gøre indsigelse mod vores behandling, ved at henvende dig til os.
Hvis du f.eks. henvender dig med en anmodning om at få rettet eller slettet dine personoplysninger, undersøger vi, om betingelserne er opfyldt, og gennemfører i så fald ændringer eller sletning så hurtigt som muligt.
Du kan altid indgive en klage til en databeskyttelsestilsynsmyndighed, f.eks. Datatilsynet.
Ændringer af privatlivspolitikken
LTG forbeholder sig retten til at foretage ændringer i nærværende privatlivspolitik fra tid til anden.
Ved ændringer vil datoen nederst i privatlivspolitikken blive ændret. Den til enhver tid gældende privatlivspolitik vil være tilgængelig på vores hjemmeside.
Ved væsentlige ændringer vil du modtage særskilt meddelelse herom.
Vedtagelse af privatlivspolitik;
1. maj 2018.
/LTG
|